Worauf Sie bei der Auswahl eines Business Centers achten sollten

In Sachen Vertraulichkeit und Datenschutz sind wir Europäer einfach ein bisschen pingelig. Zurecht, wie ich denke. Einige Business Center bieten hier allerdings leider die eine oder andere offene Flanke: Da liegen schon mal Briefe und Geschäftsunterlagen offen und leicht einsehbar herum oder Pakete stapeln sich im Rezeptionsbereich, manchmal sogar unbeaufsichtigt.

Ich finde, das Empfangspersonal eines Center-Betreibers sollte hier extrem sensibilisiert sein. Idealerweise sind die Kolleginnen und Kollegen in Sachen Vertraulichkeit und Datenschutz sogar speziell DSGVO-geschult. Entscheidend ist dann natürlich die konkrete Umsetzung im Alltag. Also: Briefe, Pakete und Unterlagen müssen grundsätzlich persönlich in Empfang genommen und sofort „verarbeitet“ werden, sprich: ins Büro gebracht, nach Vorgaben des Kunden verschickt oder in einem verschlossenen Raum beziehungsweise in einem Schließfach aufbewahrt werden.

Vertraulichkeit spielt aber auch bei der Anrufannahme im Namen des Kunden eine wichtige Rolle. Erfolgt dies durch immer wieder dieselben Mitarbeiter*innen vor Ort und nicht über ein Call Center (das ganz woanders angesiedelt sein kann), kann sich nach und nach eine persönliche Beziehung zwischen Anrufern und Annehmern entwickeln. Man kennt sich – zumindest von der Stimme her. Das hat einen unmittelbar positiven Effekt auf die Kunden, die diesen Service nutzen, denn ihre Geschäftspartner oder Kunden fühlen sich persönlich und professionell behandelt. Besonders schön ist es, wenn die telefonisch bereits miteinander vertrauten Stimmen beim ersten Besuch im Business Center auch ein Gesicht bekommen. Das mag zunächst nicht weiter wichtig erscheinen. Im konkreten Geschäftsalltag aber ist es ein nicht zu unterschätzendes Momentum.

In Sachen Konditionen gibt es im Markt naturgemäß sehr unterschiedliche Konzepte. Aus Erfahrung kann ich Ihnen nur einen Rat geben: Alles, was im Vertrag nicht eindeutig geregelt ist, birgt Risiken – meistens hohe Folgekosten auf Ihrer Seite. Deswegen sollten Sie unbedingt darauf achten, wie sich die Preise nach der ersten Laufzeit weiterentwickeln. Hier ist äußerste Vorsicht geboten. Verlängerungen „zum dann gültigen Marktpreis“ beispielsweise sind Formulierungen, mit denen sich der Anbieter die Tür für spätere Preissteigerungen offenhält. Aber auch übertrieben günstige Lockangebote für mietfreie Zeiten sollten Sie stutzig machen. Sie dienen meist ausschließlich dazu, neue Kunden anzulocken. Sobald Sie sich für den Anbieter entschieden, Ihre neue Geschäftsadresse kommuniziert und Ihre Geschäftspapiere entsprechend geändert haben, kann aus der neuen Geschäftsbeziehung ganz schnell ein teurer Spaß werden, weil der Center-Betreiber hohe Folgekosten in Ansatz bringt.

• Großraumbüros sind meistens mit einem höheren Lärmpegel verbunden – zigtausende „Großraumbüro-Geschädigte“ wissen ein Lied davon zu singen. Kleinere Einheiten sind häufig deutlich besser. Achten Sie also darauf, dass und wie viele entsprechend kleinere Einheiten der Anbieter zur Auswahl hat.
• Lassen Sie sich von einer Tischtennisplatte oder einem Tischkicker nicht blenden. Sie allein haben noch aus keinem Büro einen Ort der produktiven Kreativität gemacht. Wichtiger ist ein professionelles und technisch modernes Umfeld, in dem sich konzentriert und effektiv arbeiten lässt.
• Werfen Sie beim Rundgang unbedingt auch einen Blick in den Kühlschrank. Bier, Wein, Sekt, alles da? Das sollte Ihnen zu denken geben, denn wo Alkohol ist, da sind Musik, Partys und Abwerbungsversuche bei Ihren Mitarbeitern oft nicht weit, statt konzentrierter Arbeit könnte das Feiern schnell in den Vordergrund rücken. Und möchten Sie Bewerber oder Kunden empfangen, wenn sich Mit-Mieter an der Bar gerade ein Bierchen gönnen?

Weitere wichtige Kriterien bei der Auswahl eines Business Centers sind darüber hinaus natürlich Lage, Ausstattung sowie professioneller Service und persönliche Atmosphäre. Es macht einfach einen großen Unterschied, ob ich bei einem Problem irgendwo in einem unpersönlichen Call Center anrufen und hoffen muss, dass mir jemand weiterhilft, oder ob ein Mitarbeiter innerhalb von Minuten vor Ort ist, der das Problem umgehend lösen kann.

Wer selbst unternehmerisch tätig ist, weiß außerdem zu schätzen, wenn ein Center solide und inhabergeführt ist und der „Chef“ bei Bedarf direkt zu sprechen ist. Schnelles Wachstum und Größe allein bieten dem Kunden keinen Vorteil – eher im Gegenteil. Das zeigt etwa auch das Beispiel des Coworking Spaces- und Büroflächenanbieters WeWork, dessen geplanter Börsengang gerade krachend gescheitert ist.

Schreiben Sie uns gerne, welche Services Sie sich wünschen oder was ein gutes Business Center in Ihren Augen ausmacht…

Welch große Rolle eine ausgeprägte Kundenorientierung, aber auch Individualität spielen, zeigt die Geschichte eines unserer Kunden: Wie gewünscht, konnte dieser – ein US-Konzern – seine Büros frei gestalten, also in den Farben seiner Corporate Identity, mit Sofas, PlayStation etc. Gerne haben wir die Ausstattung und Koordination aller Arbeiten übernommen und sogar die notwenigen Einkäufe erledigt. Das war, so das begeisterte Feedback, der „weltweit beste Service, den wir je erlebt haben.“ Dem ist wohl nichts hinzufügen.

Im nächsten Blog im November geht es um die verschiedenen Nutzungs- und Vertragsmodelle für Business Center und worauf Sie dabei achten sollten.

Ihnen bis dahin viel Erfolg bei der Arbeit.

Mit herzlichen Grüßen
Ihr Christian Schmidt