Ob Sie ein Start-up, eine schnell wachsende Firma oder ein großes Unternehmen leiten, von einem Büroservice profitieren Sie in vielerlei Hinsicht.
Büroservices bieten Ihnen flexible, auf Ihr Unternehmen abgestimmte Dienstleistungen, die Ihnen viele zeitaufwendige Arbeiten abnehmen und Sie ständig erreichbar machen – und all das, ohne dass Sie weitere Mitarbeiter einstellen müssen. In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen die wichtigsten Gründe für einen Büroservice.
Mit einem Rundum-sorglos-Paket an Office-Services, wie Büroservices auch genannt werden, brauchen Sie sich keine Gedanken mehr über eingehende Anrufe, den Empfang Ihrer Kunden und Gäste sowie die Vorbereitung von Meeting- und Konferenzräumen und andere Zeiträuber zu machen. So können Sie sich in Ruhe um Ihr Kerngeschäft kümmern, statt ständig durch klingelnde Telefone aus der Konzentration gerissen zu werden oder die Tür öffnen zu müssen. Zudem sorgen professionelle, freundliche und diskrete mehrsprachige Mitarbeiter dafür, dass Ihr Unternehmen immer den bestmöglichen Eindruck hinterlässt.
Auch wenn Sie unterwegs beim Kunden, in einer Besprechung, auf Geschäftsreise oder im Urlaub sind, bleibt Ihr Büro jederzeit unter Ihrer persönlichen Durchwahl erreichbar. Wichtige Nachrichten erreichen Sie durch den Büroservice trotzdem, sodass Ihnen kein potenzieller Neukunde entgeht. Anders als bei einem eigenen Sekretariat spielen bei einem professionellen Büroservice Krankheits- und Urlaubsausfälle oder Elternzeiten keine Rolle, da der Anbieter sicherstellt, dass es zu keinerlei Ausfällen kommt. Doch auch für Unternehmen, die bereits ein Sekretariat besitzen, ist die Beauftragung eines Büroservices sinnvoll, um personelle Engpässe zu überbrücken.
Angestellte bedeuten neben dem Ausfallrisiko zunächst einmal Kosten. Büroservices sind zwar auch nicht kostenlos, aber Lohnnebenkosten und andere Kostenfaktoren, die bei eigenen Angestellten anfallen, entfallen hier. So führen Büroservices im direkten Vergleich zu Angestellten zu einer signifikanten Kostenersparnis und maximalen Kostenkontrolle, die besonders Start-ups und wachsenden Unternehmen zu Gute kommt.
Es gibt externe Büroservices, die von einem anderen Standort für Sie arbeiten, und solche, die vor Ort präsent sind.
Externe Büroservices werden in der Regel für Dienstleistungen wie Lohnbuchhaltung und Rechnungswesen genutzt, da sie keinen Kundenkontakt benötigen. Es gibt auch Büroservices mit externen Callcentern, bei denen aber oft sprachliche oder fachliche Einschränkungen hinzunehmen sind.
Inhouse Büroservices sind da, wo Sie sie brauchen, und haben dadurch entscheidende Vorteile gegenüber den externen:
Gute Vor-Ort-Büroservice-Anbieter erlauben es, die Serviceleistungen genau an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Das Hinzubuchen oder Abbestellen von Büroservices ist jederzeit einfach möglich. Die Leistungen eines Sekretariats-Büroservices dieser Art reichen in der Regel von reinem Postmanagement bis hin zu Leistungen, die sonst nur eine persönliche Assistenz leisten könnte. Sie als Kunde entscheiden, wie umfangreich der Büroservice sein soll, der Ihnen zukünftig den Rücken freihält.
Zu den Aufgaben eines Inhouse-Büroservices zählt neben dem Postmanagement u. a. der Telefonservice, zu dem nicht nur die Annahme von Anrufen, sondern auch die Terminvergabe gehört. Zudem sind hier in der Regel auch der Empfang von Kunden und Gästen, die Vorbereitung der Räume auf Meetings, Konferenzen und Besprechungen enthalten.
Wenn Sie zu den Mietern in einem Businesscenter gehören, haben Sie neben den maßgeschneiderten Büroservices auch jederzeit die Möglichkeit, flexibel auf Situationen zu reagieren und Ihr virtuelles Office mit Postadresse im Businesscenter bei einem wichtigen Kundenbesuch in ein haptisches mit Konferenzraum umzuwandeln. Ob für einen Tag oder auch länger – das Büroservice-Personal ist immer bereit. In unserem Businesscenter steht Ihnen ein Sekretariats-Büroservice in Form von u. a. Telefonservice für Ihre Durchwahl, Postmanagement, Kundenempfang und Vorbereitung der Räume jederzeit zur Verfügung.
Ich hoffe, Sie konnten nach der Lektüre dieses Blogartikels für sich abwägen, ob die Buchung eines Büroservices für Sie die Lösung ist, um Ihr Unternehmen noch professioneller wirken zu lassen und Ihnen den Freiraum zu schaffen, um sich um Ihr Kerngeschäft zu kümmern. Schreiben Sie mir, wenn Sie weitere Fragen zu Büroservice-Angeboten haben.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!
Mit herzlichen Grüßen
Ihr Christian Schmidt
Christian Schmidt ist seit 2005 in der Business-Center-Branche tätig und zählt zu den sehr erfahrenen Protagonisten in diesem Business. Acht Jahre bei dem Branchenprimus Regus in Führungspositionen haben ihn alle Facetten dieses Geschäfts lernen lassen. Seit 2014 ist der Diplom-Betriebswirt nun Unternehmer und hat in Hamburg sechs Top-Standorte aufgebaut. Sein erklärtes Ziel von Anfang an: Unternehmen und Selbstständigen helfen, einen Standort zu finden, der zu ihrem Geschäft passt. Wo sie wachsen und eventuell auch reduzieren können. Wo sie eine auf die momentane Geschäftssituation angepasste Lösung finden. Einen großartigen Service anbieten, der unaufdringlich, aber absolut verlässlich ist.
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